– (بعد از دو بار کنسل کردن جلسه) ببخشیدا، ما تو این واحد خیلی سرمون شلوغه و حسابی وقت کم میاریم. به همین خاطر دیر تونستم برسم خدمتتون. در خدمتتون هستم.
+ خدمت از ماست. بفرمایید چیکار کنیم.
_ والله به من گفتند که باید هفته‌ای یه جلسه با شما داشته باشم تا با کمک شما مسائلم رو حل کنم. حقیقتش مسئله خاصی ندارم. تو واحد من همه چیز به خوبی پیش میره و از نیروهام هم راضیم.
+ اگه همه چیز به خوبی پیش میره، پس چرا وقت کم میارید؟
_ (با خنده) تو شرکت‌های بزرگ این مسئله طبیعیه.
+ پس از نظر شما وقت کم آوردن طبیعیه و شما هم انگار مشکلی باهاش ندارید.
_ والله چاره‌ای ندارم. کار زیاده و باید برسونیم کارها رو.
+ پس انگار یه مسئله وجود داره.
– (با خنده) آره… مثل اینکه مسائل دارند خودشونو نشون میدن.
+ خب بگید که با این مسئله می‌خواید چیکار کنید.
– والله اگه می‌دونستم که تا حالا انجام داده بودم. شما بگید که ما باید چیکار کنیم.
+ توضیح می‌دید که یه روزتون معمولا چطور می‌گذره؟
– (شروع می‌کند به تعریف کردن تا اینجا که) ما همه کارها رو تو برنامه زمان‌بندی می‌نویسیم و تسک‌های هر شخص رو هم مشخص می‌کنیم. اما با این حال تو اجرا وقت کم میاریم.
+ خب پس تمام اقدامات رو با زمان‌بندی دقیق یادداشت می‌کنید و وظیفه هر کس رو هم مشخص می‌کنید. کار دیگه‌ای هم هست که باید انجام بدید، اما انجام نمی‌دید؟
– (کمی فکر می‌کند) گمون نمی‌کنم. تمام جزییات فرایند رو خودم چک کردم تا چیزی از قلم نیفته. می‌خواین شما هم یه نگاه بندازین ببینین چیزی کم هست یا نه؟
+ نه، فکر نمی‌کنم لازم باشه. شما همه چیز رو چک کردین. اما انگار بین زمانی که پیش‌بینی کردید با زمان اجرای فرایندها، یه گپی وجود داره.
– آره… نمی‌دونم چرا. حتی من زمان اجرای تسک‌ها رو از هر کسی می‌پرسم و تو جدول برنامه‌ریزی یادداشت می‌کنم. اما باز هم در عمل بیشتر طول می‌کشه.
+ به نظر شما این گپ از کجا به وجود میاد؟
– نمی‌دونم (شروع به فکر کردن می‌کند. سپس زمزمه می‌کند) فکر کنم نیروهام زمان واقعی رو بهم نمی‌گن.
+ دلیلی برای این دارین؟
– هفته پیش پسرم موقع انجام تکالیف درسیش از دستم عصبانی شد و گفت: اینقدر منو هول نکن. من خودم می‌دونم چیکار باید بکنم.
حرفش هنوز تو ذهنمه. فکر می‌کردم دارم بهش انگیزه میدم، اما با این حرفش متوجه شدم دارم بهش فشار میارم.
در ارتباط با نیروهام هم فکر کنم همین اتفاق افتاده.
+ الان کجای مسیر گفتوگومون هستیم؟
– (آهی می‌کشد) خب من متوجه شدم که مسئله واحد ما، کمبود زمان نیست. مسئله عدم پیش‌بینی دقیق زمانه. دلیلش هم اینه که نیروهام به خاطر ترس یا هر چیزی، زمان پیش‌بینی شده‌شون کمتر از زمان واقعیه.
+ خب حالا که مسئله رو پیدا کردید، می‌خواهید چیکار کنید؟
– فکر می‌کنم باید به خورده از نیروهام فاصله بگیرم و از دور به کارشون نظارت داشته باشم. باید اجازه بدم هر کسی با روش خودش، برای تسک‌هاش زمان پیش‌بینی کنه.
+ دفعه دیگه موقع تعیین زمان تسک‌ها چیکار می‌کنین؟
– می‌خوام قبل از شروع پروژه جدید، از نیروهام بخوام که راجع‌به عملکرد من فیدبک بدن.
+ آیا به شما فیدبک میدن؟
– نمی‌دونم. شاید مقاومت کنند، چون ممکنه بترسند و واقعیت‌ها رو نگن.
+ چطور می‌تونید فضا رو راحت‌تر کنید؟
– فکر می‌کنم شما هم اگه بیایید تو جلسه و یه مقدمه بگید، اونها متوجه این تغییر من بشن.
+ اوهوم. با کمال میل. پس بیایید راجع‌به اجرای جلسه صحبت کنیم.
